【お悩み相談室vol.7】運用ディレクションの基本！「生産性」との向き合い方

みなさんこんにちは！お久しぶりです！
前回のブログ執筆から早くも半年が経ち、この春から2年目を迎えるディレクターのささもりです。

今回は、運用ディレクターとしての重要な業務の一つである「生産性向上」をテーマとし、その定義から実践方法、向き合い方まで、チームの先輩ディレクター・田中さん、村上さんに相談しました！

「生産性」との向き合い方で悩みを抱えている新入社員や新米ディレクターの皆さん、ぜひご一読ください！

質問1：ディレクターにおける「生産性向上」とは

成果物を作る制作の方々とは異なり、「ディレクターにできることって何だろう」と、自分の中で明確にできていないところがあります。最初の質問からド直球ですが、 ディレクターにおける「生産性向上」とはずばり何だと思いますか？

より良い品質や利益をもたらすために、効率的な手段や環境に常にアップデートし続けること（村上さん）

実際にページを作成するのは制作の方ですが、制作しやすいよう指示書や情報を揃えたり、でき上がったページの品質チェックを行ったりと、品質をよくするためにできることと効率化できる作業はディレクターにもたくさんあります！

補助的な業務の削減を目指す事で、ディレクターの生産性向上を図れる（田中さん）

前提として、僕はディレクターの業務を「付加価値の高い業務」と「補助的な業務」の2種類で捉えています。その中でも、特に「補助的な業務」の削減を目指す事で、ディレクターの生産性向上を図れると思います。
ディレクターの作業範囲は通常のディレクション業務から経理業務、その他の雑務までと幅広いです。ただ、いずれの業務も大きく下記2つに分類できると考えています。

• 付加価値の高い業務
  →調査や分析業務、企画提案業務、ドキュメント作成など
• 補助的な業務
  →メールやチャットのコミュニケーション業務、細々としたページ修正やスケジュール調整、経理業務など

どちらの業務も仕事として重要であることは間違いないです。ただ、運用業務においては特に補助的な業務が多いため、付加価値の高い業務に費やす時間を上手く確保できない事もあります。そこで、膨大な補助的な業務に対する向き合い方を見直す事が、付加価値の高い業務に費やす時間の確保に繋がり、結果としてディレクターの生産性を向上できるのではないかと考えています。

質問2：生産性を高めていくための具体的な取り組み

では実際に生産性を高めていくためのには具体的にどのような取り組みをされていますか？

環境を整える（村上さん）

細かいことにはなりますが、PCが熱くなりすぎないようにスタンドをつけるというような自分の仕事環境ひとつとってもそうですし、制作の方に対応いただくにあたって必要な情報を準備したり制作の方に合わせて指示書を作成したりといったことも、生産性向上のために「環境を整える」工夫に当たるのかなと思います。
また、優先度をつけてタスクに対応したり、自分のタスクがいっぱいいっぱいの時に他ディレクターに分担したり、などのタスクマネジメント※１を行うことも、結果的に生産性向上につながっていると思います！

小さな無駄やミスを無くしていく（田中さん）

「補助的な業務」は単純なルーティンワークであることがほとんどです。そのため、日々の小さな無駄やミスの削減によって生産性向上のきっかけがあると考えています。
例えば、下記のような取り組みができるのではないでしょうか。

コミュニケーションに費やす工数の削減

ディレクターはクライアントと社内の制作担当を繋ぐ役割であるため、必然的にコミュニケーションに費やす工数は多くなります。
ただ、ちょっとした意識改善や工夫をすることによって、工数の削減を見込めるかと思います。

• やり取りの回数削減：1回で終わるやり取りを複数回に分けない。
• 指示の精度を上げる：再確認を極力防ぐ。
• 必要な通知をオンにする：返信が届いたか都度確認する手間をなくし、通知が届いた場合に返信を確認するようにする。

同じ作業や繰り返し行う作業の見直し

「この資料やファイルはどこにあるんだっけ」とか「前にも似たような資料作成したな」、「毎回手入力するの面倒だな」とか思った経験があると思います。
こういったこと一つひとつに費やす時間が多い訳ではないですが、日々の業務時間を総じてみると「どれだけ削減できるのか」が見えてきます。

• 定型文を作成し活用する：定型文作成ツールなどを利用し、手入力の手間を無くす
• 1から作成する手間を無くす：資料のテンプレ化や、ファイル名/フォルダ名の命名規則を決めたりする。
• ブックマークを活用する：よく使う資料やサイトなどは分かりやすい形でブックマークとして保存する。
• 考える時間を見直す：質問対応や調査に費やす時間を定める

質問3：生産性が低くて落ち込んだ場合の考え方

「生産性」について考えると、自分の作業工数が明らかに先輩より多かったりして、自分の実力が足りないのだ…と落ち込んでしまうことが多いです。そういった経験はありますか？その場合、どのように乗り越えましたか？

制作の方や先輩ディレクターに相談しています！（村上さん）

自分の作業効率が悪かった時は、もっとこうすれば良かったとか、どうしてこの程度しかできないんだろうなどネガティブに考えてしまうことも多いです。しかしひとりだけで悶々と考えても解決できないので、検索して調べたり、他のディレクターや制作の方に聞きに行くことが大切です！実際にやってみることで解決できたりもするので、「行き詰まったら相談する」ことは自分自身をかなり助けてくれる方法かなと思います。
また、落ち込んでしまったときは自分自身の機嫌をとることもやってます。
悲しくなったら美味しいものを食べたり、睡眠時間を多く確保したり、自分に栄養補給しないと疲れてしまうのでそこは大事にした方が良いと思います。

「できていること」「できていないこと」どちらも大事にして生産性向上のきっかけに（田中さん）

先輩方の仕事ぶりを見ていると学ぶことも多いですが、実力不足を感じることもあります。しかし、ただ落ち込んでしまうのではなく、自分の対応について改めてKPT※２で分析し、できたこと・できなかったことを見つめなおしていくことが大事です。できなかった経験を「苦手を克服するきっかけ」に、できたことは今後も継続していけるように意識できます！ちなみに、ちょっとした事でも自分で自分を褒めることで、自己肯定感が上がり物事をプラスの方向に転換していく事ができます！

最後に

「生産性」は工数で計測できるものもあれば、環境整備など意識ベースのものまで幅広いです。
だからこそ、先輩方に教わった様々な観点から現状を見つめなおし、自分ひとりで始められるものからチームを巻き込んだものまで、できることからどんどん取り組んで、チーム全体の生産性向上に寄与していきたいです！

※1　タスクマネジメントについては 運用ディレクションの基本！スケジュールとタスク管理に細かく記載しています！
※2　KPT分析とは、Keep（できたこと） Problem（できなかったこと）Try（次にトライしたいこと）の3軸で分析し、振り返りを行う手法です。