【お悩み相談室vol.4】運用ディレクションの基本！スケジュールとタスク管理

みなさんこんにちは！
私は、Webサイトの運用案件に配属されてから3か月の新米運用ディレクターです。

私の担当するWebサイト更新の運用ディレクターの仕事では、要件整理からタスク分担、進捗管理、品質や生産性向上に向けた施策出し、改善などなど、クライアントの成果向上に向けたWebサイトの更新にまつわるすべての業務を理解しディレクションすることが求められます。

このように多岐にわたる業務を担う運用ディレクターですが、数ある業務を管理する上で、スケジュール管理やタスク管理といった「基本」が重要となります。

そこで、現場で働き始めて3か月経った今回、なかなか思い通りにいかない「スケジュール管理・タスク管理」に関する悩みについて運用ディレクター3年目の先輩に相談しました。

同じくスケジュール管理やタスク管理で悩みを抱えている新入社員や新米ディレクター、運用ディレクターの仕事へ興味を持つ学生の皆さん、ぜひご一読ください！

スケジュール管理について

質問1. 1日のスケジュール組みでは、何を重要視していますか？

私は7月から自分で1日のスケジュールを組むようになりましたが、
予定が遅延しタスクが渋滞してしまうことが悩みです。
解決策となるポイントはありますか？

（先輩の回答）「バッファを持たせること」です。

新卒だと、業務のスケジュールを組むこと自体に慣れていないので、なかなか予定通りにいかないですよね。
ですが、緊急の対応やミーティング、即時での返信が必要な連絡などが重なることを見越し、スケジュールにバッファを持たせる（余裕を持たせる）工夫はできるはずです！どうしても1日のタスクにバッファをもたせる余裕がない場合は、先に終わらせられるタスクを消化しておくなどの事前準備や、他ディレクターへタスクの分担を依頼するなどの調整方法もあります。

質問2. スケジュールを組み直す場合、どのようにタスクの優先順位をつけていますか？

制作の進捗やクライアントからのご依頼に応じて、スケジュールの変更を行うことが多いですが、どのように優先順位をつけてスケジュールを組み直していますか？
また、私はスケジュール変更が起きると焦って他のタスクをおざなりにしてしまうことがあるのですが、迅速かつ抜け漏れなく対応するコツはありますか？

（先輩の回答）「緊急度と重要度」で順位付けしましょう！

下記の判断軸を参考にすると良いです。
緊急度の判断軸：対応する課題のボリュームや難易度
　　　　　　　　関係する関係者の人数　など
重要度の判断軸：他タスクへの影響
　　　　　　　　タスクの内容　など
また、緊急度・重要度の高いタスクを優先するため、他のタスクがある程度後回しになってしまうことは仕方ないです！ただ、抜け漏れを防ぐために緊急度の高いタスクの間にこまやかなタスク（メールチェックや進捗確認、確認作業など）を差し込むのが理想的ですね。

タスク管理について

質問3. マルチタスクを行う上でのポイントはありますか？

運用ディレクターは1日5〜20件ほどの更新業務のディレクションを担当しており、常に「マルチタスク」が求められます。
しかし、マルチタスクを意識しているつもりでも1つのタスクに集中し他に目をむけられないことがあるのですが、先輩はどのようにしてタスク管理を行っていますか？

（先輩の回答）「細かいタスクを1つひとつ終わらせる」ことがポイントです。

マルチタスクと言いつつも、1つひとつ対応しているはずです！
よく考えてみれば、人間が同時にできることには限りがあり、1つのタスクに集中してしまうのは自然なことと言えます。そのため、大切なのはタスクを分割して1つひとつのタスクのボリュームを小さくすることです。そうすれば集中して対応したとしても、ここまでやったら「メール確認」、ここまでやったら「進捗確認」というように区切りをつけて、他のタスクに移っていくことができると思います。

また、私のタスク管理方法についてですが、事前に作成したスケジュールから遅延しないよう、「細かく分割したタスクごとにタイムリミットを設ける」などの工夫もしています！

質問4. 運用ディレクターとして心がけていることはありますか？

最後に、運用ディレクターとして日々の業務を行う中で大事にされていることをお聞かせください。

（先輩の回答）「相手を思いやるコミュニケーション」です。

これは、私の先輩からいただいた教訓でもあるのですが…
今回のテーマであるタスク管理や進捗管理では効率の良さや完全性が求められる一方で、Webディレクターはチームをまとめる＝人間を相手にする仕事であるということも忘れてはならないと思います。
具体的には、相手の状況を想定した上での指示出しなどができるようになると良いと思います。

まとめ

■スケジュール組みでは、バッファを持たせる
■スケジュールに変更があっても、焦らず「重要度」と「緊急度」で判断する
■大きなタスクは分割し1つひとつ対応する
■タスクやスケジュールの「管理」だけでなく、チームのメンバーへの「思いやりあるコミュニケーション」も忘れずに！

最後に

「タスク管理・スケジュール管理」などの基本からスタートして、ゆくゆくは相手を思いやるコミュニケーションをも操るディレクターになっていきたいですね。 まずは、基本から、1つひとつ頑張りたいと思います！