新卒が実施！朝会・夕会・週報をブラッシュアップしたメンバー間のコミュニケーション改善施策！

はじめに

メンバーズEMCカンパニー所属の石（せき）、小嶋、川口です。2021年4月に新卒で入社し、配属先の部署での最初の仕事の一つとして任された、部署内のコミュニケーション改善施策を紹介します。

改善しようと思った背景、当時の問題点

前提として、私達の部署では毎日の業務開始時と終了前に、全員で集まる朝会・夕会を設定し、タスクの進捗確認、残業報告や連絡事項の共有を行っています。
また、毎週金曜日には稼働状況や業務の状況、今週の感想を週報にまとめあげて上長に提出しています。
私たち新卒三人に任された一つ目の仕事が朝会・夕会、週報の見直しでした。
そこでまず三人で集まり、新卒としての視点から現状の朝会・夕会、週報にどんな問題点があるかを話し合いました。

新卒同士で話し合って出た意見は、
・朝会か夕会にテーマを決めて1分間スピーチする時間を設けて、部署の人達との交流を深めたい
・週報のシートが書きにくい
・週報にコメント機能があれば楽しそう
がありました。

その後にアンケートを配り、部署内全員の意見も集めました。
・朝会夕会週報を実施する目的
・改善してほしい点
・変更してほしくない点
この3つの質問事項を軸に、問題点を洗い出し、改善のゴールをたてました。

その中の一部を抜粋すると、
・進行役の属人化（現状一人だけが担当している状態）
・部署内のメンバーとの交流の場がない
・部署には21人のメンバーがいるが、案件ごとにチームで別れて報告している
・報告形式がチームごとにバラバラ（チャットで直接上長に送ったり、シートでまとめてから送っている）
などがありました。

実行した施策

私たちが実際に行った施策の一部をご紹介します。

朝会・夕会

当番制の導入
もともと朝会・夕会の司会進行は一人のみが担当していました。しかし今回の改善でメンバー全員が当番制で担当する制度に変更することにしました。この施策の導入によるメリットは以下の2つが考えられます。

・今まで進行していた人の負担が減る
・一人ひとりが司会進行を担当することでメンバー全員とコミュニケーションをとる機会が増える

朝会1分間スピーチの導入
その日の司会者に2週間毎に変わるお題でスピーチをしてもらう施策です。もともと自ユニットではさらに細かく分かれたチーム毎に朝会をしていましたが、ユニット全体で朝会をするようになってからはなかなかお互いのことを知れるようなコミュニケーションの機会がなかったことが課題としてありました。この1分間スピーチの導入によるメリットは以下が考えられます。

・お互いの人となりを知る機会が増える

夕会で次の日の司会担当者によるスピーチを導入
夕会のスピーチでは、その日に他のメンバーに伝えたい感謝の気持ちや、活躍していたメンバーを賞賛する内容で次の日の司会担当者にスピーチをしてもらうようにしました。この施策の導入によるメリットは以下の2つが考えられます。

・次の日の司会者へのリマインドになる
・一緒に働くメンバーに、普段伝える機会のない気持ちを伝えることで、業務への意欲を高めることができる

週報

週報のフォーマットをサイト形式に変更
従来チームごとにスプレッドシートで管理していた週報を、ユニット全体でGoogleサイトで管理するように変更しました。この施策の導入によるメリットは以下の2つが考えられます。

・週報がユニットで1つになることで、チームリーダーの複数点在するファイルを確認する手間を省くことができる
・今週のタスク量や所感を全体に共有することで、タスクの分配がスムーズになり生産性が向上する

コメント機能を追加
個人の週報にコメント機能を追加しました。この施策の導入によるメリットは以下の2つが考えられます。

・普段話せない他のチームのメンバーに対してもコメントを残すことで、ユニット内でのコミュニケーションを促進
・多様な意見が出しやすい環境づくりへの貢献

施策の効果

この施策を実施したことによりユニット内の朝会・夕会・週報の満足度（5段階評価）が全項目において4か月前の数値よりも向上しました。

満足度結果（平均値）

また、どの項目でも平均4.0以上を達成することができました。

満足度を調査するため行ったアンケートでは、
・「司会の持ち回り＆1分間スピーチにより、皆さんの個性が垣間見えて業務で関わりがないメンバーについても知る機会が増え、良かったと思います。」
・「社員全員が会を回す機会、話す機会を設けることで、自発性が芽生えたと思うし、人となりを知れることで、心理的安全性の醸成につながったと思っている。」
・「週報での皆さんのコメントが面白く、良いコミュニケーションの場になっていると思います。」

といったポジティブな感想を貰うことができました。

まとめ

今回のプロジェクトを実施して学んだこととして、

・問題の本質を見極めることが大切。改善するという行動を達成するためにただ改善策を考えるのではなく、現状の問題点が発生した原因まで辿って、「これは何のためにあるんだろう？」「そもそもどうしてこうなったんだろう？」と大元から考えることが大事

・ゴールを見失わないこと。アンケートで数値を可視化し、意見を聞いてから具体的な指標を決めると改善策を考えるときの軸がブレなくなる

などが3人の中で意見として出ました。

私たちがユニットに配属された当初は新型コロナウィルスの影響でリモート業務が続き、ユニットのメンバーと対面で接することができないまま数か月を過ごしました。そんな中、リモートでもコミュニケーションを増やすことはできないかと、これまでとは違う朝会・夕会・週報を実施しました。
私たちの施策をいつも受け入れ対応してくださったユニットのメンバーのおかげでリモートでも濃いコミュニケーションを取ることができたと思います。
部署のメンバーが毎日揃う朝会や夕会、毎週の振り返りを行う週報、皆さんもコミュニケーション向上の場として活用してみてはいかがでしょうか！