チャットで仕事を進めるために、送信前にチェックする4つのポイント

皆さん、こんにちは。メンバーズエッジカンパニーの土谷(ツチタニ)です。

キャリアチェンジしてWebエンジニアになり、フルリモートで開発業務を行なって1年ほど経ちました。前職はITとは縁遠い業界・職種だったため、しばらくの間は日頃のコミュニケーションの方法のギャップに戸惑いました。
前職では対面で話したり、電話・メール中心のコミュニケーションだったのに対して、メンバーズで働き始めてからは、チーム全員がフルリモートで勤務していることもあり、基本的にはチャット(Slack)中心です。特に、文章を書く時にスピードが求められると感じています。

自分が返信の文章を打っている間にもどんどん返信が増えていき、自分が書きかけていた話を他の人が整理してしまったり、一度起きてしまった誤解や認識違いを訂正する前にどんどん話が進んでしまったり…。
フルリモートで働き始めたばかりの頃は、自分のメッセージがスルーされていると感じたり、文章の意図がうまく伝わらなかったりと、思うように仕事が進んでいないと感じることもありました。

最近は、自分なりにチャットでのコミュニケーションのポイントが整理できてきたように感じています。

そこで、就職や転職をきっかけに、ビジネスでチャットベースのコミュニケーションを始めたばかりの人やイマイチうまくいってないと感じている人に何か参考になることがあればいいな、と思い記事を書かせていただくことにしました。

今回の記事では、「チャットで仕事を進めるために、送信前にチェックする4つのポイント」についてお話をしたいと思います。

チャットで仕事を進めるために、送信前にチェックする4つのポイント

  1. このメッセージを送る目的は何か?
  2.  一番初めに結論を書いたか?
  3.  「誰が」「何を」すればいいか、次のアクションが明確になっているか?
  4.  連休明けの自分が読んで容易に理解できる内容か?

このメッセージを送る目的は何か?

まず、「何のためにこの文章を送るのか」が自分の中で明確になっているか確認します。例えば、「主催者に会議に参加可能な日程を伝えたい」「上司に新しいツールの利用を承認してほしい」などです。

できるだけ一つの目的に対して、一つのメッセージを送るようにします。メールなど長文を前提としたツールであれば、複数の目的がある場合でも段落分けを活用すれば問題ありませんでした。対して、Slackなどのチャットツールは、横幅が狭い状態で読まれることも多く、長文は読みにくいです。また、メッセージへのリンクで引用・言及されることもあるので、目的が複数ある場合はコメント自体を分割します。必要があれば、連続投稿しても構わないです。

一番初めに結論を書いたか?

「目的」を再確認したら、その目的を達成するために一番重要なこと=「結論」が文章の初めに来ているか確認します。

スピード重視で文章を書いていると、話し言葉のような流れで、質問への回答や理由の説明を経て、最後に結論を書いてしまいがちです。そのメッセージで一番伝えたいこと=結論を文章の初めに移動させましょう。

文章が長すぎて結論が伝わらず、読み手に「あとで読もう」と思われてしまったら、その間あなたの仕事は進みません。まず結論、必要に応じて補足を読んでもらえるようにしましょう。

「誰が」「何を」すればいいか、次のアクションが明確になっているか?

適切にメンションを利用して、誰に宛てた話なのか分かりやすく整理します。

Slackなどのチャットツールは、チャンネル・ワークスペースに参加している人など宛先(メンション)外の人にも読まれることもあります。読んだ人に「自分も何かする必要があるのかな?」と悩ませないようにしましょう。
前項からの繰り返しになりますが、「よく分からないから、あとで読もう」と判断された時点で仕事は止まります。自分で判断できる範囲で、できるだけ具体的に書きましょう!

例)@hogeさん 以下のURLをご確認いただき、明日正午までにF列に承認のチェックを入れてください。 https://~~~

連休明けの自分が読んで容易に理解できる内容か?

チャットには「その場の流れ」があるので、主語や目的語を省略した文章になりがちです。テンポよく会話のようなコミュニケーションが何往復も続いていた場合、その時はスムーズに理解ができたとしても、後日参照した時に分かりにくい内容になっていることも多いです。急いで要点を確認したい時に、大量のコメントがぶら下がったスレッドを延々と読まなくてはいけないのは…嫌ですよね。

自分がコメントする前後の流れを踏まえ、必要に応じて補足説明を加え、資料へのリンクや引用などを使用し、情報を整理します。

ただし、完璧に補足をしようとすると時間がかかりすぎてしまいます。私は、自分が連休明け(=数日後)に見た時に容易に理解でき、迷わず議論や作業の続きを始められるぐらいを目安にしています。

以上、私の「チャットで仕事を進めるために、送信前にチェックする4つのポイント」でした。
さらに、4つのポイントをチェックした後に、可能であれば声に出して(フルリモート勤務なら誰にも迷惑をかけずにできます!)、声に出せない場合でも、文章の最初から最後まで頭の中で音にしながら読んでいます。
それだけで誤字、推敲時の消し忘れ、不自然な接続詞、重複した言い回し…などに気づくことができます。チャットの文章は基本的に短文なので、長くても1分程度で終わります!気軽に実践できると思います。

これらのポイントを意識してから、メール中心のコミュニケーションだった前職と比べて「うまくいってないな」「仕事が止まってしまっているな」という感覚はなくなりました。私も決して文章が得意な方ではないですし、まだまだ試行錯誤、精進が必要な身ではありますが、少しでもヒントになることがあれば幸いです!

この記事を書いた人

土谷 薫

土谷 薫

2020年メンバーズ中途入社、メンバーズエッジカンパニー所属のWebエンジニア。お酒が好きで、おもに日本酒とビールとジンを飲みます。リングフィットアドベンチャーが続かないのが悩み。

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