マルチタスクでも抜け漏れ防止!スムーズに業務を進めるメンタルハック

皆さん、仕事は捗っていますか?仕事は楽しいですか?大変な案件で疲弊していませんか?前回は「睡眠に関するメンタルハック」を紹介いたしました。

今回もクリエイターあるあるのメンタルに関する問題を解決できる(かもしれない)、私自身が行っている「マルチタスクでも抜け漏れを防止し、スムーズに業務を進めるメンタルハック」を紹介していきたいと思います。

もちろん万人に効果があるわけではありません。こんなものもあるんだな、ここをこうしたら自分に合うかもなど、適宜使い分けていただければ幸いです。

人は「忘れる生き物」である

繁忙期になればなるほど、業務は分刻みで動きます。あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ……と思っていても、一つのタスクに集中するあまり他のタスクを忘れてしまった!などという経験は誰しも一度はあるかと思います。

仕方がないです。人は忘れる生き物です。しかしながら、同じ失敗を繰り返してばかりいてはプロのクリエイター(引いては仕事を持つ社会人)としてどうなのかな?と思われてしまいます。

では、どうすればタスクの抜け漏れを防げるようになるのでしょうか。

やり方は様々ありますが、基本はメモを残すことです。作業一覧を常に見る場所に掲げておくことで、ある程度の抜け漏れを防ぐことができます。

どこに残す?どう残す??

メモを残すには、基本的には自分が使いやすいツールを使うことが一番です。 ただ、使い方にも寄るかと思いますが、デジタルツールでの残し方は個人的にあまり推奨しません。例えばPCの付箋アプリやアラーム機能などは、作業画面の背面に表示されて気づかずにいる、アラームを切ってそのまま忘れてしまうといった可能性もあります。私が推奨するのは断然「紙」で残す方法です。

とにかく付箋に書きまくる

ここからは私が実際に行っている方法をご紹介いたします。

まず、基本となるのは(A)175mm×50mmの付箋です。次に(B)15mm×50mmの付箋。この2種類でタスクを管理していきます。

2種類の付箋
(A)箱から出ている付箋 (B)箱に入っている付箋

(A)175mm×50mmの付箋には大まかなスケジュールを記載していきます。例えば以下のように記載します。

・0900-0915 朝ハドル
・1000-1030 1on1
・1100-1130 ディレクターズミーティング
・1330-1400 A企画打ち合わせ
・1500-1530 B企画打ち合わせ
・1630-1700 夕ハドル

これで1日の流れが掴め、自分に残された作業時間がどれくらいか把握できます。残りの時間を掴むことができたら、次は(B)15mm×50mmの付箋にタスクを書き足していきます。

・ディレクターズミーティング確認事項洗い出し
・A企画資料上長確認
・B企画WF最終確認
・夕ハドル連絡事項その1
・夕ハドル連絡事項その2
・全体会視聴15日まで
・切手買う

ポイントは「実作業」「朝会・夕会での連絡事項」「他タスク」に分けて付箋の色を変えていくことです。このような感じでタスクをどんどん追加していき、完了したものは見える場所からはがしていきます。ただ完了しても油断は禁物です。完了したことをしっかりと上長に報告するまでが作業です。

「実作業」「朝会・夕会での連絡事項」「他タスク」に分けて付箋の色を変えていく
(A)大まかなスケジュールを記載 (B)タスクを書き出す

まとめ

繁忙期に起きやすいお仕事パニックですが、回避するには「手書きで」「タスクを」「全て書き出す」ことにより、タスクを見える化し、落ち着いて仕事ができるようになりました。スケジュール管理は社会人の基本中の基本ですが、実は自分のタスクや持ち時間を知ることは自身の精神衛生を保つことにも有効です。皆さんもぜひ、自分に合った方法を模索して仕事の効率化を図っていきましょう!

(最後に自宅の作業デスクを披露しておきます。付箋はPCに貼るのではなく、付箋専用の硬質ファイルに貼っています。この硬質ファイルにはその月の領収書を入れています。)

自宅の作業デスク

以上、クリエイターのお仕事パニック回避メンタルハックをお届けしました。

それでは今日も一日元気に楽しくお仕事頑張りましょう!!

この記事を書いた人

伊藤 夏子

伊藤 夏子

株式会社メンバーズ UXONEカンパニー所属 2019年入社。ディレクター。Webだけでなく紙のデザイン歴も長く、刷りたての印刷物の香りが好き。

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