新卒2年目の私が資料作成の講義を受けて学んだ2つのポイント

はじめに

自分ではよくできたと思った資料でも、相手に見せたときにあまり響かなかったり、すごく修正箇所が多かった経験はないでしょうか。
私は結構あります(資料自体の出来の問題もあるかとは思いますが…)。
資料作成について悩んでいた私が、技術顧問である益子貴寛さんの「担当者や決裁権者の心をつかむ企画書や提案書」の講義に参加して特に良かったと思った2つのポイントを紹介したいと思います。

1.人には3つの型がある

まず一つ目は、人にはそれぞれ認識しやすい情報の形があるということです。
認識する情報は下記のように大きく3タイプに分けることができます。
1 視覚空間型(絵、刺激、行動)
2 視覚言語型(言語、数字、理屈)
3 聴覚言語型(音声・感情・身近)
ただし、この3つのタイプははっきり分かれるのではなく、1:1:8や3:3:4など人それぞれ比重が異なるだけではっきり分かれるわけではないので、どの情報が認識「しやすい」のか、という程度で頭に置いておくのが重要だということを益子さんは仰っていました。

たとえば、提案の場であれば決裁者がどのタイプなのかが重要になります。
提案の場において最終的な決断を下すのは決裁者であり、資料を用いて納得させるべきは決裁者になります。
先ほども言ったようにどの情報が認識しやすいのか意識した上で、記載する情報を工夫することが提案の場でスムーズに決裁者の心を掴むポイントになるということを学びました。

しかしながら、正直初対面の相手の場合はどんな情報を好むのかわからないと思います。
男性と女性というだけでも考え方や情報の好みに違いがあるということも講義で教わりました。
必ずしも全員がそうなるわけではありませんが、一般的に、文字や数字などの理屈的な情報は男性が認識しやすく、音声や感情のような情報を認識しやすいのは女性が多いと言われています。
(これは理系に男性が多いという事実があるように既に広く知られている考え方になります。)
上記のような理由から、初対面で相手がどんな情報を好むのかわからない場合は、(あくまで参考程度に)性別に合わせて資料を作るのもいいと仰っていました。

2.担当者≠決裁者

二つ目は担当者≠決裁者という考えです。
普段一緒に業務をする担当者が必ずしも、要所要所で大事な決断をする決裁者とは限りません。
私も普段の業務でよく関わりを持つ担当者とのコミュニケーションを取ることには十分意識を向けられているものの、会議の場などで決裁者の方といった担当者以外とのコミュニケーションが適切に取れておらず、重要な場面でこちらの要望が上手く伝わらない、通らなかったという経験があります。
上記のような経験や益子さんの講義から、担当者はもちろん通常業務を進める上でコミュニケーションを取るべき相手ではありますが、その先にいる決裁者とのコミュニケーションも上手くいかなければ、通常業務さえも進行が難しくなる可能性があると私は思いました。

この考えからまずは、決裁者とのコミュニケーションを意識した資料作成をすることが大事だということを改めて意識することができました。

さいごに

最後まで読んでくれてありがとうございます。
これらの考えを知って、いままでうまく行かなくて悩んでいた資料作成や関係者とのコミュニケーションの糸口になり、私はかなり業務を進めやすくなりました!
私のように参考になる方がいたら嬉しいです。

この記事を書いた人

2020年新卒

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