リモート業務メインでも「コミュニケーションを円滑・活発にする生産性アップ施策」3つ

はじめに

はじめまして！メンバーズでWebディレクターをしております岩井と申します！2020年4月に中途社員として入社し、ようやく2年目に入ったところです！

さて、このコロナ禍でリモートでお仕事をされている方、授業を受けている学生さんも多いかと思います！メンバーズはこの状況下で業務のリモート化を昨年（2020年）から推進し、そのリモート業務体制が本格的に始まった直後に自分は中途入社しました！

最初はどうしても業務連絡やコミュニケーションで分からないことが解決できず困ることが多かったのですが、いくつかのプロジェクトで行われている「コロナ禍におけるコミュニケーションの施策」で新入りの自分にとってめちゃくちゃ救いになったな、と思うものがありました。

以前新卒で入社し5年目の片桐さんが「リモートにおけるコミュニケーションコスト削減方法」をテーマに、雑談による生産性向上を記事にまとめてくれていました。今回は新入り中途社員の目線で「ぜひ他のチームや企業でも取り入れるといいかも！」と思った施策をいくつか抜粋して今回ご紹介します。

施策①「自己紹介シート」「雑談部屋」

まず最初に紹介したいのが、50人程度と比較的規模の大きい、とあるチームの施策「自己紹介シート」です。自分の担当業務や入社時期など仕事に関わるものはもちろんのこと、出身や趣味なども含めて、テンプレート化された自己紹介シートに記載して、チーム全体に共有するものです。
毎月2回ほどでチーム全体のミーティングが行われているのですが、ここで新しくジョインしたメンバーの自己紹介の場が設けられており、この「自己紹介シート」が用いられるというわけです。

2つ目に「雑談部屋」として用意されたチャットルームの存在です。業務に関するゆるい相談はもちろんのこと、Webの技術に関するテーマから、会社そばの美味しいごはん屋さん、そして業務に全く関係ない映画やスポーツなどの雑談まで、自由にチームメンバーで会話できる場所です。
前述の「自己紹介シート」はチーム内のメンバー全員分が共有されているので、お互いの出身地や趣味を知った上で雑談できるわけです。
この「雑談」を通じて、よりメンバー同士の理解を深められるのがとても良いと感じました。

自分が実際に体験した実例として、趣味の欄に「オンラインゲーム」と書いておいたことで、共通のオンラインゲームのタイトルをプレイしている同僚が見つかり、大いに雑談できたことが嬉しかったです。
雑談をきっかけに、ジョインしたばかりの自分が知らなかった他チームメンバーの話やクライアントの特徴、案件での注意点などが把握できたのは業務にも大いに役立ちました。

施策②チェックイン・ランチ会

次に紹介したいのが、メンバーズの中でも特に長い歴史をもつクライアントを担当しているチームの施策です。
毎日実施している朝会で司会者が毎日変わり、その司会者が最初の数分「最近よかったこと、楽しかったこと」などを雑談として話すようにしています。このミーティング開始直後の雑談は「チェックイン」と一般的に呼ばれています。
この「チェックイン」によって雰囲気がやわらかくなり、そのチェックインを起点に雑談が広がったり、後日「じつはそれ自分も好きで」と雑談を振るきっかけになったりと、とても効果的な施策だなと思いました。
これによってチームにジョインして間もない自分でもチームメンバーの人となりがすぐに把握できてとてもかりました。

また定期的にランチ会も開催されていて、ジョインしたばかりの自分でもすぐに打ち解けることができ、その後の業務でも積極的に行動できたのは本当に嬉しかったです。

業務における人間関係構築・新しくジョインしたメンバーのケアに有効な「雑談」も、なかなかきっかけがないと難しいもの。とくにリモートで顔を合わせられない現在の状況ではなおのことですが、「きっかけ」を積極的に促す施策があるととても効果的だと感じました。

施策③中途採用の新入社員へのメンター制度

これは自分が実際に体験したものではなく、お仕事の中で知り合った社内カンパニー「メンバーズルーツカンパニー」の社長である、神尾武志さんから聞いた施策です。
他の社内カンパニーから移籍したばかりの社員にメンター的なかたちで新卒採用の若手社員をつけるという「ゆるいメンター制度」のようなものです。
中途社員は不明点を遠慮なく聞けるし、新卒社員は「人に教える」という実感と経験が得られる、というまさにWin-Winな関係が構築できる素晴らしいものだと感じました。

慣れてしまえばなんてことない社内のルールや各種申請の方法などが、ジョインしたばかりの新入社員だと中々すぐには分からなくて困惑するものです。新卒社員であれば十分にケアがあるものの、中途採用の社員にまでなかなかケアが行き届かないというケースもあるかもしれません。

とくに中途採用だと業務に関して即戦力であることを求められ、不明点を十分に理解するまもなく実務にジョインすることも多いかと思います。そんな時に気軽に相談できる人がいるというのはとても心強いですね。 また、新卒採用の若手社員にとっても、他の企業の話や（人生の）先輩社員のノウハウを吸収でき、お互いに「教え合える」のがとてもいいですね。

まとめ

いかがでしたでしょうか、メンバーズの各チームで行われている施策の数々。
やっている内容は極めてシンプルなのですが、こういった施策がきちんと行われているかどうかで、チームにジョインしやすいかどうか、その後の業務における生産性・モチベーションに大きく影響することを痛感しました。

みなさんの所属しているチームでは、新しくジョインしたスタッフにこういった施策・ケアは十分に行われているでしょうか…？ 「自分はリモートになる前からみんな顔見知りで気心が知れていて特に困っていないから別に…」という考えでいたりはしていないでしょうか…？

いまはコロナ禍によって働き方が大きく変わり、直接顔を合わせず相談も気軽にしにくい状況です。
この状況では些細なコミュニケーションやインプットの不足が、モチベーションの低下や自信喪失、大きなミスやタイムロス、タスクのスタックに繋がりやすいのではないかと思います。

いちばん大事なのは、そういったリスクが常にリモートでの業務環境に潜んでいることを常に意識し、チームや企業全体で、そういったリスクを防ぐためにアイディアやノウハウを共有しあい、積極的に取り入れていくことかと思います。

今回記載した施策はメンバーズ内の各チームで個別に行われているものですが、逆に言えば全てのチームで行われているものではなく、こういった新入りスタッフへの施策やケアがとくにないチームもまだあるかもしれません。ぜひ色々なチームで積極的に取り入れあって、コミュニケーションがより活発で生産性が向上すること・スタッフがより幸せに業務に取り組めるようになることを願っています。

余談ですが、メンバーズでは新卒同士の（非公式な）雑談・相談部屋があると聞いたのですが、こういうものは中途スタッフ向けには現在存在しません。
ちょっとこれはうらやましいので自分が非公式に作ってしまおうかなと思っています。
（もしこの記事を読んでいるメンバーズの中途社員さんで興味ある方はぜひご連絡ください）

なお今回は書ききれなかったのですが、次回はメンバーズではなく他社・他業種での事例…自分が以前勤めていた大手Web制作会社で叩き込まれた情報伝達のノウハウと、その際参考とした「ちょっとした情報伝達ミスで大事故が起きる業界」である航空業界と医療業界で取り入れられている施策についてご紹介したいと思います。

今日のところはこのへんで。最後までお付きいただきありがとうございました！